OwnCloud au quotidien (1) prise en main

OwnCloudCet article décrit la prise en main et l’utilisation au quotidien d’un serveur OwnCloud existant. OwnCloud est une plateforme de stockage et de partage de fichiers et d’applications en ligne. C’est une alternative à Dropbox, lequel est basé sur un Cloud public. Dans OwnCloud, le stockage de données se fait au sein de l’infrastructure de l’entreprise, et les accès sont soumis à la politique de sécurité informatique de celle-ci.

OwnCloud vous permet de partager certains fichiers et répertoires de votre ordinateur en les synchronisant avec le serveur OwnCloud. Il suffit de définir le ou les répertoires partagés. Leur contenu est immédiatement synchronisé avec le serveur ainsi qu’avec tous les postes clients que vous définissez, que ceux-ci tournent sous Microsoft Windows, sous Mac OS X ou sous Linux. OwnCloud fonctionne également avec les smartphones et les tablettes.

L’interface Web OwnCloud

En principe, il suffit d’un navigateur Web pour se connecter au serveur OwnCloud. Il suffit de vous rendre à l’adresse du serveur et de saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Utiliser OwnCloud

OwnCloud peut être utilisé avec n’importe quel navigateur Web moderne.

  • Mozilla Firefox > version 14
  • Chrome > version 18
  • Safari > version 5
  • Internet Explorer > version 11

Naviguer dans l’interface utilisateur

Dans sa configuration par défaut, l’interface Web d’OwnCloud s’ouvre sur la page Fichiers. Cette page ( ou plus exactement cette application) permet d’ajouter, de supprimer et de partager des fichiers, et plus généralement d’opérer des changements en fonction des privilèges que l’administrateur du serveur vous a attribués.

Utiliser OwnCloud

L’interface utilisateur d’OwnCloud contient un certain nombre d’éléments, que nous allons découvrir pas à pas.

Repérez le sélecteur d’applications en haut à gauche. Cliquez dessus pour faire apparaître un menu déroulant qui permet de naviguer entre les différentes applications. Dans la configuration par défaut, un utilisateur sans droits d’administration ne verra que l’application Fichiers.

Utiliser OwnCloud

OwnCloud est une application modulaire. L’administrateur peut décider d’installer des applications supplémentaires comme la galerie d’images, la gestion des contacts et des agendas, etc. Ces applications apparaîtront alors dans le menu le cas échéant.

Utiliser OwnCloud

La barre latérale gauche affiche une série de filtres et de tâches associés à l’application que vous avez sélectionnée. À titre d’exemple, si vous utilisez l’application Fichiers, vous disposez d’une série de filtres qui vous permettent de retrouver rapidement vos fichiers, comme les fichiers qui ont été partagés avec vous, ou les fichiers que vous partagez avec d’autres. D’autres applications afficheront d’autres éléments ici.

Utiliser OwnCloud

La fenêtre principale de l’application correspond à la partie centrale de l’écran. C’est le champ qui affiche le contenu à proprement parler de l’application.

Utiliser OwnCloud

La barre de navigation se situe au-dessus de la fenêtre principale de l’application et permet une navigation en fil d’Ariane. Un simple clic permet de remonter dans la hiérarchie des fichiers et des répertoires jusqu’au répertoire utilisateur symbolisé par une petite maison (home).

Utiliser OwnCloud

Le bouton Nouveau symbolisé par le signe + permet de créer des fichiers et des répertoires ou de faire un upload de fichiers.

Utiliser OwnCloud

Note : Certains navigateurs Web supportent également les opérations de glisser-déposer depuis le gestionnaire de fichiers vers l’interface Web. Pour les fichiers simples, cela ne pose pas de problèmes. D’après la documentation officielle, les navigateurs Chrome et Chromium sont les seuls dans l’état actuel à supporter le glisser-déposer de répertoires entiers.

OwnCloud permet de rechercher des fichiers. Cliquez sur la petite loupe en haut à droite de l’écran pour saisir le terme de votre recherche.

Utiliser OwnCloud

Si l’application Galerie est installée, repérez le bouton d’accès rapide sous forme de quatre petits carrés en haut à droite de la page.

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Un simple clic sur ce bouton vous amène directement à la galerie d’images du répertoire courant. Pour revenir à l’affichage des fichiers, passez par le menu d’applications en haut à gauche, comme nous l’avons vu un peu plus haut.

Utiliser OwnCloud

Enfin, le menu situé en haut à droite de la page vous permet d’accéder à vos paramètres personnels.

Utiliser OwnCloud

Accéder à vos fichiers en utilisant l’interface Web

L’interface Web d’OwnCloud vous permet de créer, visualiser, éditer, supprimer, partager et repartager des fichiers. L’administrateur OwnCloud peut éventuellement désactiver ces fonctionnalités. C’est donc à lui qu’il vous faut vous adresser si vous les cherchez en vain.

OwnCloud affiche des icônes ou des miniatures selon le type de fichiers et selon le paramétrage fait par l’administrateur. Lorsqu’on survole un fichier ou un dossier avec le curseur, cela affiche une série de boutons de contrôle.

Cliquez sur l’étoile à gauche de l’icône symbolisant le fichier ou le dossier pour l’ajouter aux Favoris. Par la suite, le filtre Favoris dans la barre latérale permet de les retrouver rapidement.

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Le bouton Partage permet de partager un fichier ou un dossier avec d’autres utilisateurs ou un autre groupe d’utilisateurs. Il permet également d’afficher ou de révoquer les partages existants.

Utiliser OwnCloud

Voici un aperçu sur les différentes permissions des partages. Ne vous inquiétez pas si elles n’apparaissent pas toutes.

  1. Peut partager permet aux utilisateurs de repartager un contenu partagé.
  2. Peut modifier permet aux utilisateurs d’éditer les fichiers que vous partagez avec eux.
  3. Création permet aux utilisateurs de créer de nouveaux fichiers et de les ajouter au partage.
  4. Modification permet l’upload de la nouvelle version d’un fichier partagé, en remplacement d’une ancienne version.
  5. Suppression permet aux autres de supprimer des fichiers partagés.

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Le menu Overflow symbolisé par trois petits points permet de renommer, de télécharger ou de supprimer des fichiers. L’entrée de menu Détails affiche les infos détaillés sur un éventuel partage.

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Prévisualiser des fichiers

Les fichiers texte simple, les vidéos et les images peuvent être prévisualisés par un simple clic sur le nom du fichier. La prévisualisation dépend des applications activées et des réglages opérés par l’administrateur. Lorsque OwnCloud n’est pas capable de prévisualiser un fichier, il démarre le téléchargement et rapatrie le fichier sur votre ordinateur local.

Naviguer dans vos fichiers

La navigation dans vos données est aussi simple qu’un clic sur un répertoire pour y rentrer et un autre clic sur le bouton Précédent du navigateur Web pour revenir en arrière. En dehors de cela, la barre de navigation en haut de l’écran permet de se déplacer rapidement dans les répertoires.

Identification des partages

Chaque dossier partagé est identifié par une icône Partage spécifique. Les liens partagés en public sont marqués par une chaîne. Les dossiers non partagés ne sont pas marqués.

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Créer ou charger des fichiers et des répertoires

Le bouton Nouveau symbolisé par un petit + permet de charger ou de créer des fichiers ou des répertoires directement dans une arborescence OwnCloud.

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  • Chargement : chargez des fichiers dans OwnCloud depuis votre ordinateur. Vous pouvez également glisser-déposer des fichiers depuis votre gestionnaire de fichiers.
  • Dossier : créez un dossier dans le répertoire courant.
  • Fichier texte : créez un fichier au format texte simple dans le répertoire courant.

Les options affichées dépendront des réglages effectués par l’administrateur.

Sélectionner des fichiers ou des répertoires

Vous pouvez sélectionner des fichiers ou des répertoires en cliquant sur les cases respectives qui apparaissent au survol du curseur. La petite case tout en haut de la liste de fichiers permet de sélectionner l’ensemble des fichiers et/ou répertoires “à la louche”.

Une fois qu’on a sélectionné un ensemble de fichiers, on peut les supprimer ou alors les télécharger grâce aux deux boutons qui apparaissent en haut de la liste des fichiers.

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Là encore, si le bouton Télécharger n’est pas visible, c’est que l’administrateur n’a pas activé cette fonctionnalité.

Filtrer l’affichage des fichiers

Le panneau latéral gauche de l’application Fichiers contient une série de filtres qui permettent de trier et de gérer rapidement les fichiers.

Déplacer des fichiers

Vous pouvez déplacer les fichiers et les dossiers par un simple glisser-déposer vers un autre répertoire.

Gérer les fichiers supprimés

Lorsque vous supprimez un fichier dans OwnCloud, il n’est pas immédiatement détruit de façon permanente. Au lieu de cela, il est déplacé dans la Corbeille. Sa suppression sera permanente lorsque vous l’aurez explicitement supprimé manuellement, ou lorsque l’application Fichiers Supprimés (la Corbeille) l’aura supprimé pour créer de la place pour d’autres fichiers.

Retrouvez vos fichiers supprimés en cliquant sur le bouton Fichiers supprimés correspondant dans l’interface Web de OwnCloud. Vous aurez alors la possibilité de restaurer les fichiers en question, ou alors de les supprimer de façon permanente.

Utiliser OwnCloud

Faites attention lorsque vous supprimez des fichiers partagés. OwnCloud ne possède pas de pouvoirs magiques pour vous empêcher de vous tirer dans le pied.

Notez que les fichiers supprimés ne sont pas comptabilisés dans votre quota de stockage. Pour éviter que les utilisateurs ne dépassent pas leur quota, l’application Fichiers supprimés alloue un maximum de 50 % de l’espace libre disponible aux fichiers supprimés. Si vos fichiers supprimés dépassent cette limite, OwnCloud commence par supprimer les fichiers plus anciens jusqu’à ce que la limite d’espace disponible soit atteinte à nouveau. Dans la configuration par défaut, les fichiers supprimés sont conservés dans la Corbeille pendant une durée de 180 jours.

La synchronisation transparente

Pour la synchronisation des fichiers avec un poste de travail, la méthode recommandée est l’utilisation du client OwnCloud pour Windows, Mac OS X et
Linux.

Client OwnCloud

Le client OwnCloud vous permet de vous connecter de façon entièrement transparente à votre serveur OwnCloud. Vous pouvez créer des fichiers et des arborescences dans votre répertoire utilisateur et synchroniser ces contenus avec votre serveur OwnCloud. Il suffit de copier les fichiers et les répertoires en question vers un répertoire défini de votre poste, et le client OwnCloud se chargera du reste. Si vous modifiez un ou plusieurs fichiers sur votre poste local, cette modification se répercutera vers tous les autres postes. Ce qui signifie que vous aurez toujours la dernière version de vos fichiers, où que vous soyez.

Le client OwnCloud existe également pour les smartphones et les tablettes tournant sous iOS et Android.

Client OwnCloud

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